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Como ficam as entregas com a portaria remota?
Em função do crescimento exponencial do comércio eletrônico e do “delivery” de refeições, a efetividade das entregas nos condomínios com portaria remota vem sendo questionada e até falsamente explorada como uma limitação, mas isso é apenas mais uma inverdade derivada do desconhecimento sobre como funciona esse novo jeito de fazer portaria.
Toda tentativa de retardar o progresso nos motiva a escrever conteúdos direcionados à ajudar aos agentes de transformação condominial, moradores e síndicos interessados em segurança, tecnologia e economia, a argumentarem com propriedade suficiente para aprovar, por grande margem, uma mudança que valoriza o patrimônio e melhora a vida em condomínio.
Começo relembrando que receber os Correios e contas de consumo (luz, gás e água) é uma condição exigida do condomínio. Já a recepção, guarda e distribuição interna das demais entregas é decisão complementar e que normalmente considera aspectos de comodidade, custos e segurança. Uma boa empresa de portaria remota saberá entender as decisões do condomínio e se estruturar para atendê-las satisfatoriamente.
Em geral os condomínios demandam que seus moradores venham até a portaria receber suas entregas diretamente das mãos dos entregadores, característica que facilita muito a adoção da portaria remota. Em casos onde o morador não esteja em casa para receber sua entrega, este pode deixar autorizado no sistema da portaria remota que uma pessoa de sua confiança ou relacionamento, seja acionada para receber a encomenda em seu lugar.
Em contrapartida, existem condomínios, que demandam a comodidade de recebimento de todas as entregas por um colaborador presencial. Nesse caso o recebimento será executado por um colaborador (zelador ou auxiliar de serviços gerais), no seu horário de trabalho. Quando o condomínio mudar para portaria remota, o procedimento será similar, com o recebimento executado também por um zelador ou ajudante, em seu horário de trabalho, que será acionado pela portaria remota. Vale lembrar que a única diferença é que antes, um porteiro presencial excederia sua condição de controlador de acesso para conferir a entrega ou coisa semelhante, prejudicando sua atividade principal em detrimento de uma ação que deveria ser executada por outro colaborador disponível.
Alguns condomínios menos conscientes dos riscos de segurança e de ações trabalhistas ainda permitem que porteiros presenciais desempenhem atividades diversas fora da guarita, seja para ajudar os condôminos a carregarem suas compras, segurar porta de elevador, colocar “delivery” no piso de elevador para chegar até o andar do morador, executar pequenos serviços de reparo e inclusive receber, guardar e distribuir as entregas, deixando a guarita desassistida nesses momentos. Com a portaria remota, essa prática insegura precisará ser repensada e os moradores melhor orientados, sendo certo que, na decisão do condomínio em mantê-la, um colaborador será treinado para tal demanda.
Para armazenar temporariamente as entregas recebidas, em geral os condomínios usam a guarita ou um quartinho interno planejado com espaços segmentados e individuais, para o zelador organizar as correspondências e pacotes a serem coletados pelas respectivas unidades. Quando o condomínio mudar para portaria remota, esse local deverá ter acesso controlado e câmeras de monitoramento, de forma que os próprios moradores continuem acessando diretamente suas entregas. Se acontecer algum eventual extravio, a investigação pelos acessos de entrada/saída e imagens das câmeras, ajudará a identificar o responsável pelo extravio e/ou dano.
Com o avanço da tecnologia e serviços de portaria remota, o uso de armários conectados e de armários inteligentes tem se proliferado com muito sucesso, enterrando de vez a falsa argumentação de que porteiros presenciais são necessários para um fluxo satisfatório de entregas no condomínio.
O armário conectado fica localizado em uma área interna do condomínio, eliminando o famoso “caderninho” e agilizando o trabalho do zelador ou ajudante responsável pelo recebimento, administração e distribuição das entregas. Enfim, quando o responsável informa o tamanho da entrega (tipo pequeno, médio e grande) o armário abre uma porta, ao armazenar a entrega e fechar a porta, o próprio armário gera o protocolo de recebimento, notifica o morador em tempo real, e permite o acompanhamento do processo até a retirada. Apesar de agilizar o trabalho, o armário conectado consome tempo do colaborador interno.
Já o armário inteligente é um passo maior e desafiador no sentido de liberar quase que totalmente o zelador ou ajudante desse trabalho de recebimento e organização das retiradas, exceto caso de cartas registradas pelos Correios, onde a coleta de um número de documento e assinatura do recebedor ainda é obrigatória. Esse processo está em plena evolução, sendo que várias marcas de armários inteligentes já estão homologadas pelos Correios.
O propósito do armário inteligente é que as encomendas sejam inseridas pelos próprios entregadores, de forma assistida pelo operador de portaria remota e/ou totalmente autônoma seguindo uma instrução autoexplicativa na tela de interface. De maneira orientada, um protocolo de entrega será mostrado e enviado ao entregador, lhe dando a devida segurança de que a entrega será direcionada ao recebedor, e que qualquer eventual desvio será facilmente verificado pelos acessos e gravações de imagens das câmeras periféricas.
O armário inteligente, por questão de segurança, deve ser instalado em local próximo à entrada, com acesso limitado à parte interna do condomínio. Como opção, quando o espaço e condições assim permitirem, o armário inteligente pode ser instalado dentro da clausura de pedestres, mas para evitar o risco de uma entrega atrapalhar o fluxo de entrada e saída de pedestres, o ideal mesmo é se projetar uma área específica, ao lado, que pode inclusive ser compartilhada com o “delivery”, onde normalmente se implementa um “passa volumes”. Para alguns casos, apesar de um pouco mais caro, é recomendado um armário inteligente com “dupla face”, onde se entrega por um lado e se retira pelo outro, protegendo o morador.
Em tempo, com a crescente conscientização das construtoras para que sejam adequadas as portarias em novos empreendimentos, essa necessidade de adaptação de áreas físicas para entregas e clausuras de pedestres e veículos, com o tempo ficará restrita aos condomínios mais antigos.
Adicionalmente, o ideal é que o armário inteligente seja totalmente compatível com o sistema interno e aplicativo de portaria remota, de forma a melhorar a experiência dos usuários, em especial nas questões de usabilidade, como por exemplo a retirada por chave de acesso ao invés de digitação do código de coleta, a rastreabilidade das entregas e ferramentas de gestão de itens armazenados ou pendentes de coleta.
Importante considerar que, com o crescimento da base instalada de armários inteligentes em pontos comerciais (supermercados, shopping centers e lojas de rua), aqueles condomínios que não desejarem investir nessa comodidade terão alternativamente, ao longo do tempo, a possibilidade de endereçar suas entregas em armários posicionados em seu caminho ou redondeza.
Outro ponto importante a considerar sobre o fluxo das entregas em condomínio é que antes do crescimento exponencial do comércio eletrônico, essas eram realizadas apenas em horário comercial, mas atualmente as empresas estão fazendo entregas noturnas, que é suportado pela portaria remota com armário inteligente, pois ambos funcionam continuamente 24 horas por dia, com muito mais segurança.
Espero ter esclarecido como as entregas com a portaria remota e armário inteligente funcionam e ficaram melhor, em especial porque dispensam a participação de intermediários na recepção e tem rastreabilidade muito superior ao famoso “caderninho”.
Suas contribuições a mim encaminhadas serão sempre muito bem-vindas.
Fonte: José Julio Pereira - Engenheiro e Especialista em Tecnologias para CondomíniosVOLTAR
