O condomínio pretende contratar PORTARIA REMOTA? E agora, como avançar?

Portaria Remota é um daqueles assuntos multidisciplinares que alguns insistem em ignorar a complexidade, dizer que dominam, que sabem tudo, que implantaram, que tem uma empresa de confiança que faz, etc. 

 

Tudo certo em ouvir, permitir que todos aportem conhecimento, experiências, opiniões no processo, e que expressem livremente seus paradigmas. Tudo ajuda a entender o desafio e a lhe convencer da necessidade de investir esforços para construir um bom debate para decidir melhor.

 

Mesmo que a maioria já queira a Portaria Remota, escolher o fornecedor por indicações sem nem definir critérios e pesos claros de avaliação pode ser um começo errado, que pode gerar incômodos e críticas, levar à uma dolorosa troca do fornecedor, ou até à nova votação para voltar atrás na mudança. Enfim, ninguém quer enfrentar uma situação dessas, concorda? 

 

Por isso sempre recomendo o caminho minimamente estruturado, e que a apresentação para votação em assembleia seja adequadamente organizada e muito bem pensada.  Acredito que o modelo decisório mais seguro é mesmo aquele tradicional onde o condomínio começa por nomear uma equipe com o propósito específico de estudar o assunto Portaria Remota, definir a solução ideal, e avaliar e recomendar o melhor fornecedor.

 

Uma vez concluído o trabalho e convencidos do caminho, o grupo designado terá o desafio de resumir e reportar seus aprendizados, o custo-benefício e desafios da mudança, o projeto (solução) específico, os critérios e pesos que usaram para recomendar fornecedor, quais foram os participantes e qual é recomendado pelo grupo e os respectivos motivos. 

 

Essa etapa de convencimento é exatamente onde as assembleias historicamente têm falhado, em geral por falta de preparo. Por isso sugiro que jamais subestime esse esforço, e se possível use apoio especializado para construir uma apresentação pragmática, simples e focada nas questões relevantes da decisão, evitando desperdiçar tempo em discussões desinformadas e emocionais, e ver sua decisão postergada por falta de quórum.

 

Uma boa prática é criar oportunidades de conversas prévias, individuais ou em pequenos grupos, para quebrar eventuais paradigmas, e ter tempo para esclarecer e/ou adaptar o projeto.

 

Outra boa prática é restringir o número de assuntos da assembleia e sequenciar tudo de forma lógica, de forma que o assunto anterior (p.ex. situação das contas, necessidade de reajuste da taxa condominial, de fundo de reserva, de resolver uma questão de segurança, passivo trabalhista, etc) reforce o assunto Portaria Remota (p.ex. mais segurança e gerar recursos). Quanto melhor o quórum e os votos à favor da Portaria Remota, maiores as chances de implantar bem e evoluir de maneira segura e harmônica. 

 

Eu costumo recomendar que deixem o fornecedor esperando “de plantão” para participar da assembleia e contribuir como especialista, estabelecendo os primeiros laços de proximidade com os condôminos. 

 

Infelizmente, alguns vão insistir no caminho oposto, de submeter os condôminos ao martírio de apresentações de uma “catança” de fornecedores. Nesse caso os aprovadores tendem a se cansar, e escolher enviesados pelo melhor vendedor e não pela melhor solução. 

 

Conforme compromissado, seguem abaixo 5 dicas pensadas para ajudar na pré-seleção dos candidatos a fornecedor de Portaria Remota para o seu condomínio:

 

(1) Pesquise bastante, mas faça a comparação entre 3 ou 4 empresas focadas em Portaria Remota, aquelas que não lhe imponham fidelidade contratual, e que usem tecnologias de mercado. É importante manter suas opções abertas e não colocar todos os ovos em uma única cesta, pois a tecnologia e serviços evoluem rápido e é difícil um “faz tudo” acompanhar tendo negócios diferentes para investir. Além disso existem dilemas e conflitos de interesse pelo caminho “faz tudo” que precisam ser detectados.

 

(2) Pesquise entre empresas médias e grandes de boa reputação, com capacidade financeira suficiente para continuar investindo e crescendo. É importante que o fornecedor tenha uma escala razoável (100, 200, 300 condomínios, etc) para conseguir dedicar recursos em qualidade, nível de serviço e inovação. 

 

(3) Escolha entre fornecedores competitivos no valor da recorrência, mas que prioritariamente invistam forte na satisfação dos clientes. O mercado compartilha abertamente as boas e as más experiências. Investigue a história de quem trocou de fornecedor uma ou mais vezes. “Dizem que contatar serviços lembra a escolha do vinho: aquele que escolhe apenas pelo menor preço não deveria reclamar de dor de cabeça do dia seguinte.”

 

(4) Privilegie empresas que ofereçam alternativas coerentes, partindo de uma proposta básica, pensada de fora para dentro, e que possa ser complementada de acordo com a necessidade. Enfim, é necessário priorizar e evitar exageros. “Não se deve ir com fome ao supermercado”; para não comprar o que não precisa”! 

 

(5) Entenda conceitos e práticas para não se empolgar com um “discurso vendedor”. 

- Portaria “Virtual”, “Eletrônica”, “Inteligente” são “nomes criados para sugerir tecnologia”, enquanto que “Portaria Remota” é o nome oficial padronizado na ABESE. É um trabalho humano feito à distância, à partir de uma Central de Operações, que provê serviços contínuos e compartilhados com vários condomínios. 

- Questione estatística “marketeira” que não faz sentido. Para a Portaria remota importa a segurança em primeiro lugar, fazer o certo sempre, e a agilidade com cordialidade! 

- “Porteiro Remoto” é “criação” pois o perfil do colaborador é diferente e o cargo correto é Operador de Portaria Remota.

- Existem distintos modelos de funcionamento de Portaria Remota. Importante entender bem as diferenças para escolher qual se adapta às suas necessidades.

- Portaria Remota é um negócio com escopo e complexidades diferentes do tradicional Monitoramento de Alarmes e Câmeras (CFTV). Existem pontos comuns, mas os serviços providos e os contextos são bem diferentes.

- Monitoramento confiável é aquele feito por tecnologia, por sensores e eventos. O famoso “olho de Mônica”, onde um operador fica continuamente olhando inúmeras câmeras, é pouco efetivo e improdutivo.

- As instalações centrais e locais (condomínios) tem que funcionar sempre! Se falharem tem que mandar técnico para resolver de imediato. Táticos ajudam, mas não substituem a força pública. Porteiros volantes somente quando não se consegue resolver um problema, em último caso e com autorização do condomínio.

- Exija transparência nos valores. Separe bem a recorrência mensal do valor em infraestrutura & equipamentos que precisara investir / financiar / alugar. Alguns tendem a juntar tudo como um “pacote consignação” e aproveitam para unificar tudo e embutir fidelidade contratual. “Não existe lanche grátis.”

 

Espero ter ajudado e aguardo o envio de comentários que serão muito bem-vindos!

 

Fonte: José Julio Pereira - Engenheiro e Especialista em Tecnologias para Condomínios